老秘网 正确使用公文附件中的表格

公文格式作为公文法律权威和组织约束力的外在体现，是党政机关公文处理工作中的重要环节。规范的公文格式不是人们随意强加在公文上的，而是公文结构规律性的体现。不规范的公文格式不仅影响了公文的质量和美观，也直接阻碍了公文的严肃性和实用性。自2012年国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理总局联合发布《党政机关公文格式》以来，我国各级党政机关公文格式总体上是正确的，但也存在一些不规范之处，其中表格的使用，尤其是横表的编排就是其中之一。

一、布局文档表单是使用Word还是Excel

对于一些办公条件较好的党政机关，公文排版有专门的定制软件，但对于更广泛的基层机关，公文排版一般使用Word，本文仅针对以Word为工具的公文排版。

这就提出了一个问题。如果公文涉及表格，应该用Word还是Excel？《格式》中没有具体规定。但笔者认为，如果公文附件中有表格，应该先用Word操作。原因有二:

首先，在本质上，Word是文字处理软件，是显示最终文字结果的处理工具，而Excel是数据处理软件，其主要功能在于数据处理，包括数据处理与计算、统计分析、图表制作、信息传递与共享。使用Excel的主要目的不是显示不变的可视化结果，而是实时显示不同的数据处理结果。就公文的确定性和打印纸标准的唯一性而言，使用Word显示表格内容无疑是合适的；

其次，在需求方面，Format也有表达的倾向。第三章提到的“字”和“行”的概念，第五章提到的“每边22行，每行28个字”都是Word中的概念。另外，根据中国公文写作研究会对“附件”的定义，“附件是附在正文之后的文字材料”。既然是字面材料，形式也应该是字面的。因此，如果涉及表单，Word应该是文档布局的首选。当然，第一选择并不意味着它是必需的。对于一些统计汇总表，Excel可能更适合。在这里，大部分情况下，Word是表单的首选，这是由于表单的性质和公文的要求，也有利于版心、页码等公文格式要素的操作。

二、现行公文中横排表格的布局

一般来说，公文中的表格作为附件的一部分排列在公文主体的后面。根据格式的要求，它们必须与主体绑定在一起，并编号在一起。但由于文字排版和表格排版的巨大差异，很多公文表格附件和主体的排版往往存在两大差异:版本中心位置不同，页码位置不同。

不同的版本中心位置

《格式》中明确规定了公文内容显示区间。《格式》“5.2.1页边与版心尺寸”规定：“公文用纸天头为37±1mm，公文用纸订口为28±1mm，版心尺寸为156mm×225mm”。根据此尺寸及《格式》给出的式样可以推算出下白边为35mm左右，右白边为26mm左右。这里的“白边”可以理解为Word文档中“页边距”的意思。要强调的是，之所以要求留出如此的“白边”，一者是为了展示公文的严肃性，四周如此留白无疑让中间正文显得沉稳、庄重，便于阅读，观感较好；二者也是为了便于拟办、批示。这也再次说明，公文的格式要求并非无的放矢，而是公文处理工作的必然规律。但在现实排版中，很多公文处理者往往将《格式》的版心要求应用于公文的文字主体，而附件中表格等内容往往又是另外一种版心。比如为了让一页表格尽可能显示